Tempo de armazenamento de documentos pode chegar a até 30 anos, como é o caso do FGTS.
Os escritórios contábeis são os que mais produzem papéis diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos os documentos contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação.
Caso a guarda de documentos seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. Uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
Para te ajudar a saber por quanto tempo você deve armazenar esses papéis no seu escritório contábil, preparamos uma lista com os principais documentos municipais, estaduais e federais e respectivos prazos. Confira.
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Documentos municipais |
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|---|---|
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Nota Fiscal de Serviço |
5 anos |
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Fatura de Serviço |
5 anos |
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Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) |
5 anos |
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Documentos em Geral |
5 anos |
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Pagamento de ISS |
5 anos |
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Documentos Estaduais |
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|---|---|
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ICMS |
5 anos |
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Despacho de Transporte |
5 anos |
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Cupom Fiscal Emitido por ECF |
5 anos |
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Manifesto de Carga |
5 anos |
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Nota Fiscal de Serviços de Transporte |
5 anos |
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Nota Fiscal de Venda ao Consumidor |
5 anos |
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Livro de Registro de Inventário |
5 anos |
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Livro de Registros de Apuração de IPI |
5 anos |
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Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A |
5 anos |
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Livro de Registro de Entradas e Saídas |
5 anos |
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Documentos federais |
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|---|---|
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Termo de Rescisão de CT |
2 anos |
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Pedido de Demissão |
2 anos |
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Aviso Prévio |
2 anos |
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Livro de Atas (CIPA) |
5 anos |
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Livros de Escrituração Fiscal/Comercial |
5 anos |
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Controles de Ponto |
5 anos |
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DIRPF |
5 anos |
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PIS/COFINS |
5 anos |
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Folha de Pagamento |
10 anos |
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Recibos de pagamento de 13º |
10 anos |
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Guia de Previdência Social |
10 anos |
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Guia de Recolhimento do FGTS |
30 anos |
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Contrato de Trabalho |
Indeterminado |
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Livro ou ficha de colaborador |
Indeterminado |
Fonte: Portal Contábeis
Publicado originalmente no link.